Time
Perencanaan Rapat Zona Waktu untuk Tim Jarak Jauh di Tiga Benua
Rencanakan rapat jarak jauh yang adil antar benua dengan jendela rotasi, pengecekan waktu musim panas, referensi bersama, dan aturan penjadwalan praktis.
Tim jarak jauh jarang kesulitan karena tidak ada yang bisa menemukan waktu. Mereka kesulitan karena orang yang sama terus menanggung biaya zona waktu. Sistem penjadwalan yang adil membuat jam lokal terlihat, memutar ketidaknyamanan, memeriksa perubahan waktu musim panas, dan memisahkan rapat mendesak dari pembaruan yang bisa ditulis.
Mulai dengan jendela kerja lokal
UTC berguna untuk sistem, tetapi orang mengalami rapat dalam waktu lokal. Konversikan rapat ke setiap kota peserta sebelum memutuskan apakah itu adil.
Zona waktu kota bernama lebih aman daripada offset tetap karena waktu musim panas dapat mengubah offset sepanjang tahun.
- Gunakan kota bernama
- Kumpulkan jendela rapat yang dapat diterima
- Tandai jam yang dilindungi
- Periksa ulang waktu musim panas
Putar rasa sakitnya
Jika rapat benar-benar global dan berulang, waktu yang tidak nyaman harus diputar. Satu bulan mungkin menguntungkan Eropa dan Asia, bulan lain mungkin menguntungkan Amerika dan Eropa.
Tidak semua rapat membutuhkan semua orang. Pisahkan pembaruan status dari rapat pengambilan keputusan dan gunakan komentar asinkron sebelum meminta seseorang bergabung di luar jam normal.
Buat daftar periksa waktu musim panas
Perubahan waktu musim panas tidak terjadi di mana pun pada tanggal yang sama. Minggu-minggu berisiko adalah periode transisi, ketika rapat yang nyaman menjadi satu jam lebih buruk bagi sebagian tim.
Cantumkan kota referensi dan waktu UTC dalam undangan penting. Untuk tenggat waktu, sertakan tanggal, waktu, kota, dan UTC sehingga tidak ada yang menafsirkan besok secara berbeda.
- Tinjau rapat berulang di musim DST
- Cantumkan waktu kota dan UTC dalam undangan
- Hindari panggilan Jumat malam
- Konfirmasi tenggat waktu semalaman
Gunakan aturan dua jendela
Untuk tim tiga benua, pertahankan satu jendela tumpang tindih utama untuk kolaborasi rutin dan satu jendela pengecualian bergilir untuk keputusan mendesak. Jika tidak ada tumpang tindih yang manusiawi, bergantian rapat langsung dengan pembaruan asinkron.
Perencana Zona Waktu dapat membandingkan waktu kota dengan cepat sebelum undangan kalender dikirim. Menghormati zona waktu adalah bagian dari kepercayaan tim.
FAQ
Apa waktu rapat global yang paling adil?
Jarang ada satu waktu yang adil. Sistem paling adil memutar ketidaknyamanan dan menggunakan pembaruan asinkron ketika tidak ada tumpang tindih yang manusiawi.
Haruskah tim menjadwalkan dalam UTC?
Gunakan UTC sebagai referensi, tetapi selalu tampilkan waktu kota setempat karena peserta mengalami rapat secara lokal.
Seberapa sering rapat berulang harus ditinjau?
Tinjau sekitar perubahan waktu musim panas dan setiap kali tim menambahkan orang di wilayah baru.